Zakelijk schrijven - Anders schrijven? We zullen wel moeten

Hoe lazen we tien, vijftien jaar geleden zakelijke teksten?
Veel op papier en natuurlijk ook op de computer. Op het werk stonden vooral desktops en voor onderweg kwamen de laptops steeds meer op.
 
Vaste werkplekken verdwijnen. De laptops werden kleiner, tablets verschenen en tegenwoordig heb je je mobiel kantoor op je smartphone.
Ondertussen verandert het zakelijk schrijven nog te weinig mee.
 
Een overvolle inbox waar tussendoor Whatsappjes en pop-upberichten strijden om aandacht. Als de lezer dan uw mail opent en er ontvouwt zich een grijze woordenbrij op het 4 inch-schermpje … Wat zou u zelf doen?
Juist ja, het bericht parkeren tot later. Als u zin heeft, als u tijd overhoudt.
Later komt dus meestal niet. Daarom: wat u niet wilt dat u geschiedt, stuur dat ook een ander niet.
 
Wij lezen anders: op steeds kleinere devices krijgen we steeds meer informatie waar we steeds minder tijd voor hebben. Bovendien zitten we vaak niet meer rustig achter een bureau, maar checken we overal onderweg onze mail en bekijken we tussendoor zakelijke teksten.
Anders schrijven dus? U zult wel moeten.
 
Dat betekent dat uw tekst
  • opvalt
  • snel to the point komt
  • overzichtelijk
  • bondig van inhoud
  • en helder van taal is.
  
Ja maar, de inhoud, de nuance, de details, zult u tegenstribbelen.
Daarom is het des te belangrijker dat u tevoren goed nadenkt over doel en doelgroep van uw tekst.
 
 
Uw lezer
 
Schrijft u voor management? Dan is uw lezer meestal vooral geïnteresseerd in hoofdlijnen.
Die lezer bedient u goed met een managementsamenvatting of een Powerpoint, eventueel samen met een mondelinge toelichting.
Schrijft u voor technische of financiële mensen? Dan is uw lezer ook geïnteresseerd in goed gerubriceerde en vormgegeven details: cijfers, data, grafieken en andere afbeeldingen.
 
En schrijft u één tekst voor zowel management als technische of financiële mensen?
Dan luistert het onderscheid tussen hoofd- en bijzaken nog nauwer, zult u meer moeten duiden en is een goede managementsamenvatting cruciaal.
Probeer de kern van het stuk kort en overzichtelijk te houden en zet vakinhoudelijke details in bijlagen.
 
 
De inleiding
 
U heeft slechts enkele seconden om uw lezer te overtuigen verder te lezen. Met een grijze woordenbrij lukt dat niet, met een te lange tekst ook niet en bij een leek met vaktermen goochelen werkt al evenmin.
Verleid uw lezer met een inleiding tot verder lezen. Door een goed begin zal hij weten waar uw tekst over gaat, wat hij eraan heeft en wat u van de lezer verwacht.
Begin zelfs het kortste mailtje met een inleiding.
Voorbeeld: Zoals afgesproken kom ik terug op ons gesprek over project-Y. Ik wil dat binnen een maand afronden. Daarover heb ik aan jou 3 vragen en 2 aandachtspunten.
 
 
Tips
  • hebt u vragen aan de lezer? Stel ze als vraag en nummer ze. Dat is handig ter beantwoording voor iemand met haast, bv. 1. nee 2. hoor je morgen 3. prima. Bovendien hebt u meer kans dat u in één keer antwoord krijgt op alle vragen.
  • begin regelmatig een nieuwe alinea. Op kleine schermen wordt het anders al snel onoverzichtelijk en daardoor lastiger te lezen
  • werk met tussenkopjes, ook in mails. Onderwerpen vallen meteen op en zijn later sneller terug  te vinden
  • vráág uw lezer eens hoe hij uw tekst het liefst krijgt: alleen hoofdzaken of ook details, maximale omvang. Is het puur informatief of verwacht hij ook een advies of standpunt? 
    Als u dat vooraf weet, spaart dat uiteindelijk tijd, werk en ergernis, bij u als schrijver en bij uw lezer.
 
 
© Annie van Gansewinkel 
 
 
Wat kan helpen?
  • Websites: Onze Taal: www.onzetaal.nl en www.beterspellen.nl
  • Handzaam boekje voor formuleren: Hoe schrijf je dat? Jolanda Bouman, uitgeverij Thema www.thema.nl
  • Advies, workshops of trainingen, bv. bij mij (maatwerk, individuele coaching) of bij gerenommeerde trainings- en adviesbureaus als Schouten & Nelissen waarvoor ik ook als freelancer werk www.sn.nl