Zakelijk schrijven - Hoe moeilijk wilt u het maken?


‘Jij zit er zo goed in. Schrijf jij daar even een notitie over?’
‘Lever jij morgen een tussenrapportage aan over de stand van zaken?’
U heeft Ja gezegd en gaat welgemoed aan de slag. U zit inderdaad goed in de materie en dat wilt u laten zien ook.
 
In het onderhavige document wordt de stand van zaken belicht met betrekking tot de voortgang van het project Future XL, waarin functionele actoren onder de loep worden genomen. Het conversieproces, op grond van de taakstelling en besluitvorming door het management bekrachtigd d.d. 1-6-2014, moet volledig uitgerold worden in Q3.
 
Dit zou de inleiding kunnen zijn en de tekst gaat waarschijnlijk in dezelfde stijl ‘vrolijk’ verder. Herkent u hierin iets van wat u zelf schrijft of als lezer onder ogen krijgt?  
 
Waarom schrijft iemand zo?
 
  • de schrijver wil Indruk maken. Hij wil laten zien dat hij weet waar hij het over heeft. Niet alleen vakinhoudelijk, maar ook tonen dat hij niet van de straat is, vermoedelijk uit vrees anders niet serieus genomen te worden.
  • het kost meer tijd om bewust leesbaar te schrijven. Die tijd verdient zich overigens gemakkelijk terug als het leidt tot een tekst die zijn doel treft
  • deze ambtelijke, ouderwetse schrijfstijl doet vertrouwd aan, omdat we die volop om ons heen zien. Als collega’s of leidinggevenden ook zo schrijven, zal het wel goed zijn. Bij tijdgebrek schieten we al gauw in de vertrouwde modus.
Hoe kan het anders?
We krijgen steeds meer informatie te verstouwen en we hebben daar steeds minder tijd voor. Speel daar op in en kies voor een eigentijdse en toch zakelijke schrijfwijze.
 
  • neem tijd voor de voorbereiding. Tevoren steekwoorden noteren helpt al of maak een mindmap voor invallen en daarna om te structureren.
  • vraag u af voor wie u schrijft en waar uw lezer behoefte aan heeft. Dat is geen knieval voor gemakzucht, maar u wilt toch uw doel bereiken? Dan helpt het niet als er een eindeloze mailwisseling op gang komt over wat precies de bedoeling is, met wanbegrip en irritatie tot gevolg.
  • wees bewust van elementen in teksten die het leesgemak verstoren (zie: Valkuilen)
  • maak de tekst niet langer dan nodig is
  • neem tijd voor revisie en vraag collega’s om feedback.

Valkuilen bij formuleren
 
  • lange zinnen (afhankelijk van lezer max. 15-20 woorden) en wissel lange en korte zinnen af
  • lijdende vormen (onpersoonlijk, vaag en stroef)
  • ambtelijke en ouderwetse taal
  • spelfouten. Nee, ze doen aan de inhoud niets af, maar wel aan uw professionaliteit. Bovendien leiden ze de lezer af.
 
Veel schrijfellende ontstaat door onnodig moeilijk doen. U bent deskundig op uw vakgebied en uw lezer is dat vaak minder. Maak het hem of haar niet onnodig moeilijk door ook nog ingewikkeld te schrijven.
Als u de formuleringen in uw tekst aangrijpt om indruk te maken, schiet u uw doel voorbij. Het gaat inderdaad om de inhoud.
 
Zoals natuurkundige Jan Terlouw ooit zei: ‘Wat je niet aan een kind van dertien kunt uitleggen, begrijp je zelf niet’. Lees het interview in dagblad Trouw
 
Er is tijd én moed voor nodig om met schrijven minder moeilijk te doen. Maar uiteindelijk heeft niet alleen uw lezer maar ook uzelf daar profijt van. U wilt met uw tekst immers uw doel bereiken.
 
Wat kan helpen?
 
  • Websites: Onze Taal: www.onzetaal.nl en www.beterspellen.nl
  • Handzaam boekje voor formuleren: Hoe schrijf je dat? Jolanda Bouman, uitgeverij Thema www.thema.nl
  • Advies, workshops of trainingen, bv. bij mij (maatwerk, individuele coaching) of bij trainings- en adviesbureaus als Schouten & Nelissen waarvoor ik ook als freelancer werk www.sn.nl

© Annie van Gansewinkel