Zakelijk schrijven - Effectieve brieven en e-mails
Test
Een testje om mee te beginnen
• denkt u tevoren niet na over de beste opbouw van uw brief of e-mail
• begint u vaak met ‘Naar aanleiding van …’
• heeft u geleerd dat u een brief nooit mag beginnen met Ik
• sluit u soms af met: Ik hoop u voldoende te hebben geïnformeerd
• krijgt u een onvolledige of onbevredigende reactie
• krijgt u helemaal geen antwoord op uw brief of mail?
Minstens drie keer Ja geantwoord?
Grote kans dat u ouderwetse of niet effectieve brieven en mails schrijft.
Standaardbrieven
Sommige regels zijn er echt ingehamerd. Vaste formuleringen tikken zo lekker weg. En natuurlijk is het plezierig als u niet elke keer opnieuw hoeft na te denken bij standaardbrieven. Daar heb je immers standaardbrieven voor.
Maar misschien is uw mail het startpunt voor een eindeloze mailwisseling vol misverstanden en irritaties. Of u krijgt geen enkele reactie op uw tekst.
Hoe fijn zou het zijn om in één keer iets te bevestigen, af te spreken, vast te leggen en duidelijk antwoord te krijgen op uw vragen. Dat spaart tijd, energie en ergernis.
Het loont daarom de moeite om uw standaardbrieven weer eens goed onder de loep te nemen en er eigentijdse, effectieve teksten voor in de plaats te zetten.
Tips
Enkele tips voor effectieve brieven en mails:
• schrijf de kern van uw boodschap in het begin
• maak duidelijk wat u precies van de lezer verwacht. ‘Ik hoor graag van u’ is te vaag
• formuleer vragen ook als vraag, in een overzichtelijke opsomming. De lezer met haast vergeet dan minder gemakkelijk een vraag te beantwoorden
• gebruik tussenkopjes
• wees alert op ‘twijfeltaal’: eigenlijk, best wel, zouden kunnen, in principe
Brievenscan
Wilt u uw standaardbrieven eens laten doorlichten? Ik kan voor u een brievenscan uitvoeren. Lees hier meer over de Brievenscan.
© Annie van Gansewinkel
Wat kan helpen?
- Websites: Onze Taal: www.onzetaal.nl en www.beterspellen.nl
- Handzaam boekje voor formuleren: Hoe schrijf je dat? Jolanda Bouman, uitgeverij Thema www.thema.nl
- Advies, workshops of trainingen, bv. bij mij (maatwerk, individuele coaching) of bij gerenommeerde trainings- en adviesbureaus als Schouten & Nelissen waarvoor ik jarenlang als freelancer werkte. www.sn.nl
